如果按著這樣的步驟,翻到這張卡片的時候,NGO不只是完成了自己數位發展策略的內容規劃,可能正在把紙上的規劃變成各層面的實踐。戰略規劃都有它的生命週期,協助達成目標只是階段成果,別忘記一個組織要推動的是長久的社會價值改革,時時刻刻不忘自我檢驗當下所作的活動是否符合NGO最重要的使命宗旨。
若組織熟悉了然這一套規劃指引框架後,或許不必然得完全受制於它,重點是能協助 NGO 適應系統化地思考後、進入計畫擬定,以及具細彌遺的瑣碎執行過程並累積必要記錄教訓。有了明確的策略、適合的戰法、教訓的反饋、知識的累積,NGO也才能不斷改善,更妥善地協助別人,推動社會進步。
對於大多數「使用者」而言,數位網路科技不過是一項工具,如同開發者、服務商、産品供應者、政策制定者、政治人物視廣大的消費群眾為 end-user 末端使用者。但歷史告訴我們,科技形塑了一個時代的社會樣貌、生産勞動消費關係,它往往是肉眼看不到卻支配著底層運作的重要動力。因此NGO 不能只是天真被動接受工具,使用科技,作為社會的第三部門,它們不只應該有能力「正確」地使用工具,還要能警覺地反省「科技」,影響更多人可以作出正確的科技決定,甚致是公共政策層面的改善。
這一份「非政府組織的數位策略規劃指引」雖然以實用為出發點,但希望最後能和各位「使用者」一起來思考這些恆久存在的課題。
依循前面步驟,組織的數位策略想必已慢慢具體成形了。戰略的價值在於迫使人從置高處、不同觀點來思考運動的挑戰,計畫的重要在於明白了外部環境與內在優缺點後發展出推進目標的具體活動方案。但是這些若只是純「紙上談兵」沒有實踐體驗,則什麼都不會發生什麼也不可能改變。
在這個階段,就是把“靜態”的「規劃」內容化為各種行動的實踐過程。過往許多事情的發生可能是在沒有計畫之下的且戰且走,而現在經過了一番事先計畫,再來進入工作工具的實踐。至於戰略規劃與規劃過程本身是否「有用」,是否根本不符合本地NGO習於對「工具、科技」拿來就用或一直不知道如何「正確用」的繁忙日常,目前還難以妄下定論。或許唯有透過實地走過幾遍的演練,才能理解規劃是否有其必要價值。
隨著數位策略下各項計畫的開展,能順利進行當然是最好。但也不能只看到組織本身的目標而忽略了所處環境的流動趨勢。計畫能夠搭著時代之風而一起升空當然是最好的,往往可以事半功倍。如果風向氣候不對勁,或許該先養精蓄銳培埴實力,再伺機出動。
戰略規劃主要的目的,乃是先發地洞悉內外部機會或威脅,掌握對手與同盟的動態,以期能在關鍵時刻取得致勝的進展。然而常言道:「人算不如天算」,雖然不見得失算都會造成負面的效果,但為何百密會有一疏?這些教訓經驗累積起來後,都將會成為組織重要的無形資産。
從最開始的熱身準備、最好先按耐遙遠觀望,進展到了組織層次的策略與資源檢視,這些反而是許多忙於當下的NGO/NPO平日欠缺的視角。到了本步驟要探討的則是數位戰法/技巧/應用技術。雖然零瑯滿目的工具選項對許多終端使用者最為實際,但如果欠缺前面層次性策略性的全盤檢視,馬上急於跳入數位科技工具使用,其效益對NGO是好是壞恐怕也難以評估。
反之,如果先能按耐住許多新奇工具的蠱魅誘惑,冷靜地理解單位的指導宗旨、評估過使用者的實際需求學習曲線、服務對象滿意度與專案完成度,再進一步發展出具體的使用政策與教學記錄文件模版,則將有助於各式工具引入能事半功倍地協助NGO達成目的和目標。
除了硬體設備的花費外,多數組織似乎欠缺對於數位知能「軟實力」的投資。欲利用數位網路科技工具協助組織更有效地完成各項工作活動,相關執行人員是否在操作能力、態度價值予以培力強化,應是 NGO 須一併放入考量的要點。
另外,如果某些東西是「外包」由其它廠商或技術專家來提供該服務,則最好必須明確彼此的協議與具體工作內容,尤其 NGO 工作者本身需要了解自己的不知道與無能為力之處,找尋到適當的外來協助者來克服問題。
透過上述的外部刺激,或許此刻組織內的核心工作者對於戰略目標有了更大膽的想法。在這一階段,我們必須回到組織運作的日常,一方面盤點內部的能量與理想目標之間的落差, 一方面再把遠大的目標拆解成以時間進程能漸近追求的具體靶心。
展開(數位)策略規劃的第一步,先儘量讓組織與成員放開過往的束縛與從日常的公式裏跳脫,試著從一種抽離、遠觀而全面的角度來思考組織的願景和目標。
高舉的社會改革理想且一路走來始終如下一很令人尊敬。但是NGO也不能因執著於自身的理念而排拒外部的建言,畢竟再怎麼聰明的人,思慮可能還是有所欠缺,截長補短方為上策。
除了上述從組織層面所作的使命宗旨的反省與外部建議借鏡外,最好能進一步延伸到外部整體大環境的洞察理解,有哪些看似遙遠的外部因素會影響組織的工作推動,這些影響是好還是壞。
在這個階段裏,先不用急著畫出「數位」策略是什麼,倒是可以不斷反芻NGO/NPO本身是否已有明確共識的「組織發展戰略」。有的話,再來想像「數位科技」在其中的角色與位置,如果NGO/NPO未無中長期的「組織發展戰略」,或可透過本指南的步驟一併討論擬定出自身的「組織發展(數位)戰略」。
簡言之,數位策略是一套透過數位科技工具的應用,更有效更輕鬆地達成系列目標的全盤計畫。
在組織裏,該如何全方位進行安全考量與設計,了解數位網路工具的潛在隱憂與風險,而能趨吉避兇?唯有提高安危意識,貫徹良好實踐,並將之整合入數位略策之中,才能讓兩面刃的數位資訊工具發揮正向的助力。
NGO/NPO 對資料數據的態度立場與處理能力,發展出盡責使用的組織文化
具體應用的數位工具,會隨著科技變化的普及而不斷汰舊換新,即便採用單一工具,最好能先考量是否合於上述四大原則。建議NGO在思考其數位策略應有的內容時,不要被太多日新月異襲來的酷絃工具迷惑,而是從組織的日常運作與重要專案推動為思考架構來整理列出工具需求的優先次序。
小結:過去從無擬定「數位策略」經驗的NGO,上方所列出的要素要點並不需要在第一次擬畫組織的數位策略時全部要硬塞入烹煮,這樣反而容易讓NGO瞻左顧右綁手縛腳地失去了制定策略,搶佔置高點的原意。
建議NGO可以依照組織現階段的優先迫切性,從中挑選2~5個要點作為當年度數位策略規劃要處理的重點課題,例如某組織可能會挑選:社交網站經營政策、引進整合CRM系統、內部協作平台三項作為其第一次數位發展策略主題,為該主題或工具擬定完整的挑選決定方案、使用政策、記錄核實等基本資訊。
數位策略是一套通盤計畫,闡述行動者,在哪些情況下,什麼地點、(利用數位科技工具)如何地回應工作的要求與外部變動,維繫強化支持者的認同與加入,期能在一定的時間內達成社會運動的目標。